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Expertensache

Angesichts der verwirrend vielschichtigen Anforderungen zu Steuern und Sozialabgaben empfiehlt es sich, einen externen Fachmann wie etwa einen Steuerberater ins Boot zu holen. Das Rechenzentrum der Steuerberatergenossenschaft DATEV offeriert deren Mitgliedern die Berechnung und elektronische Einreichung von Steuererklärungen, die Abwicklung aller erforderlichen Meldungen zur Personalverwaltung sowie die Rückübermittlung der resultierenden Bescheide. Die Unternehmensdaten finden den Weg zum Steuerberater dabei entweder durch individuelle Datenexporte oder durch eine permanente Anbindung der firmeneigenen Buchhaltungssoftware an die Kanzlei. In beiden Fällen kommt die einheitliche DATEV-Schnittstelle zum Tragen, die mittlerweile in fast allen Unternehmensanwendungen integriert ist, und für die es ansonsten ausführliche Dokumentation und Anleitungen gibt, wenn sie jemand selbst implementieren will.

Freilich gilt es nicht nur, erwünschte Expertenverbindungen herzustellen, sondern auch unerwünschte zu vermeiden. Letztere könnten aus einer bedrohlichen Fußangel im EHUG-Gesetz hervorgehen: Ihm zufolge gelten nämlich die meisten E-Mails eines Unternehmens als Geschäftsbriefe, und in denen hat der Absender ein ganzes Bündel formaler Angaben mit zu verschicken – etwa das, was man in den Fußzeilen typischer Geschäfts-Briefbögen findet. Wer diese oft sinnlos anmutenden Formalien übergeht, fällt leicht einem Abmahnanwalt zum Opfer, der mit solchen Feinheiten profitables Schindluder treibt [3].

Andererseits lässt sich mit dem Netz der Netze auch Geld sparen, und zwar am meisten, indem man seine Rechnungen nicht mehr per Briefumschlag, sondern per E-Mail verschickt. Darin sind sich zumindest die Anbieter der sogenannten E-Billing-Dienste einig, und richtig große Betriebe wie Telefonkonzerne verlangen mittlerweile einen Aufpreis, wenn man ihnen diese Einspar-Option nicht zugestehen will und auf gedruckten Papierrechnungen besteht.

Ob die Preisdifferenz aber auch gewerblichen Kunden nützt, steht auf einem anderen Blatt: Wenn die elektronischen Rechnungen nämlich ohne qualifizierte digitale Signatur hereinkommen, oder wenn der Empfänger auch nur versäumt, eine vorhandene Signatur auf Echtheit zu überprüfen und das Ergebnis gleich mit zu seinen Akten zu nehmen, könnte ihn der Fiskus auf der gezahlten Mehrwertsteuer sitzen lassen. Typischerweise wird diese Falle erst zuschnappen, wenn der Buchprüfer den Vorsteuerabzug bemängelt und die Reklamationsfrist gegenüber dem Rechnungssteller längst abgelaufen ist [4].