Atlas, Dakota, Elena & Co.

Inhaltsverzeichnis

Außer dem bekannten Elster-Verfahren gibt es noch weitere Kommunikationskanäle, um die ein Unternehmer kaum herumkommt – sei es zur Anmeldung von Mitarbeitern bei deren Krankenkassen oder aus rein wirtschaftlichen Erwägungen, weil man mit manchen Kunden nur über eine spezielle Ausprägung des Electronic Data Interchange (EDI) ins Geschäft kommt.

Die meisten Übermittlungsformen sind unabhängig voneinander entstanden und haben einen unüberschaubaren Dschungel aus kryptischen Abkürzungen wachsen lassen. Die folgenden Absätze geben einen Überblick, welche Nachrichten sich zwangs- oder wahlweise per Internet austauschen lassen, welche Protokolle für welchen Zweck in Betracht kommen und wie man sie rationell einsetzt. Der Durchblick hilft nicht nur Unternehmern, Kosten und Nutzen eines externen Dienstleisters im Vergleich zur Eigenleistung zu bewerten, sondern lässt auch erkennen, wann es sich lohnt, ein Übertragungsverfahren für die langfristige Nutzung selbst einzuführen, und wann man besser externe Fachleute damit beauftragt.

Briefe an Vater Staat

Briefe an Vater Staat

Seit 2005 verlangt das Finanzamt die regelmäßigen Voranmeldungen zur Umsatzsteuer sowie für die Lohnsteuer der Mitarbeiter eines Betriebs im Rahmen des Elster-Verfahrens als digitale Nachrichten an seine Rechenzentren oder über das Webportal elsteronline.de [1]. Einige Bundesländer unterstützen auch die Abfrage des Steuerkontostands über das Portal – vorausgesetzt, man besitzt eine Signaturkarte, mit der man sich eindeutig authentisieren kann. Kleinunternehmern, die ihre Buchhaltung bis dahin mit selbst gestrickter Software erledigt hatten, stehen seit dem Zwang zur Elster-Teilnahme nur noch zwei Optionen offen: der Einsatz einer kommerziellen Anwendung, bei der man die fortgesetzte Verträglichkeit mit den Finanzamts- Anforderungen durch jährliche Updates erkaufen muss, oder die Übertragung der Meldepflichten an den Steuerberater der Wahl. Die scheinbar dritte Möglichkeit, die eigenen Anwendungen mit amtlichen Elster-Modulen zu erweitern, stellt hohe Programmieranforderungen, geht mit rigiden Verpflichtungen zur Befolgung von Elster-Updates einher und dürfte allenfalls für Softwarehäuser in Betracht kommen.

Alternativ gibt es für die jährlich anfallenden Erklärungen etwa der Umsatz-, Einkommen- und diverser Verbrauchsteuern – etwa für Winzer, Stromerzeuger oder die Produzenten von Tabakwaren – interaktive Webformulare beim Formularmanagementsystem des Bundes. Wer von diesem Dienst Gebrauch macht, der übrigens nicht für Umsatzsteuer-Voranmeldungen nutzbar ist, muss die ausgefüllten Vordrucke zusätzlich ausdrucken und dann per Sackpost ans Finanzamt schicken.

Scheinbar unverändert seit Jahren sind etwa GmbH-Geschäftsführer verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse regelmäßig im Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Was aber früher gerne als Kavaliersdelikt unterlassen wurde, unterliegt seit Inkrafttreten des Gesetzes über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister (EHUG-Gesetz) einer automatischen Kontrolle. Wer die Pflichtmeldung nicht ordnungsgemäß beim Bundesanzeiger-Verlag einreicht, riskiert empfindliche Geldbußen. Um der Strafe zu entgehen, muss man also die Geschäftsdaten vorlegen, und der Verlag lässt sich die Veröffentlichung vom Unternehmen bezahlen. Die Rechnung dafür kann so oder so ausfallen, je nachdem, wie man die Daten angeliefert hat.

Das Format der Wahl heißt XBRL (XML Business Reporting Language) und macht die Veröffentlichung im Bundesanzeiger um einige hundert Euro billiger, als wenn man die Daten in irgendeinem anderen Format einreicht [2]. Typisch für XML-Ausprägungen: So formatierte Dateien lassen sich nur mühsam von Hand schreiben, hier bewähren sich Fibu-Programme, die für den XBRL-Report schon eine eigene Funktion mitbringen.

Ab Mitte 2009 geht auch beim Export nichts mehr ohne Netzwerkkontakt. Ab 1. Juli will die deutsche Zollverwaltung Zollanmeldungen und etwa Bescheide über Einfuhrabgaben nur noch elektronisch über das automatisierte Tarif- und lokale Zollabwicklungssystem Atl@s bearbeiten. Wer jährlich mehr als drei Lieferungen mit einem Warenwert von jeweils mindestens 1000 Euro ins Ausland schickt, muss jetzt die Daten für jeden Export beim Zentrum für Informationsverarbeitung und IT (ZIVIT) einreichen und bekommt im Gegenzug eine Datei zurück, deren Ausdruck er unterzeichnet und an Stelle des bisher üblichen Einheitspapiers der Exportware beifügt.

Betriebe mit hohem Exportaufkommen können sich eine Zollnummer zuteilen lassen und den beschriebenen Ablauf fortan mit der Software ihrer Wahl erledigen. Ohne eigene Zollnummer und Softwarebeschaffung kommt man mit Hilfe von Application Service Providern (ASP) zum Ziel, die geeignete Programme als Dienstleister betreiben. Ein solcher Anbieter ist die Zollverwaltung selbst mit dem Webportal www.ausfuhr.internetzollanmeldung.de.

Das Atl@s-Verfahren versetzt Zollbehörden in die Lage, flächendeckend alle Auslandslieferungen daraufhin zu überwachen, ob, wo und wann sie die Grenze passiert haben. Exportunternehmen müssen diesen Grenzübertritt jetzt in jedem Einzelfall nachweisen, während das früher nur stichprobenartig kontrolliert wurde. Lässt sich die Ausfuhr nicht zweifelsfrei dokumentieren, reklamiert Vater Staat die Mehrwertsteuer für den betreffenden Warenwert, auch wenn ihm dieses Geld für Auslandslieferungen nicht zusteht. Andererseits meldete ein Expertenforum der Industrie- und Handelskammer Hannover, derzeit würden zahlreiche Ausfuhrlieferungen an den Grenzübergängen nicht ordnungsgemäß dokumentiert. Exportunternehmen sähen sich zu Unrecht mit daraus resultierenden Steuerforderungen konfrontiert. Bis dieser Mangel bereinigt ist, sollten Exporteure vorsichtshalber auch ihre bestehenden Prozeduren weiter pflegen, um den Grenzübertritt ihrer Lieferungen auch bei lückenhafter Atl@s-Aktenlage nachweisen zu können.

Sonstige Pflichtübungen

Sonstige Pflichtübungen

Lohnbuchhalter müssen außer Arbeits- und Tarifverträgen auch die DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) für den Verkehr mit den Sozialversicherungsträgern einhalten. Diese Aufgabe erschöpft sich nicht im Überweisen der Beiträge für Arbeitslosen-, Renten-, Pflege-, Kranken- und Unfallversicherung, sondern verlangt auch regelmäßige Meldungen an die Träger dieser Versicherungen, aus denen dann die Höhe der fälligen Beiträge ermittelt wird. Diese sogenannten Entgelt- oder DEÜV-Meldungen muss ein Betrieb für jeden Mitarbeiter jährlich sowie bei Beschäftigungswechseln an die Sammelstellen der Krankenkassen schicken.

Dazu kann er seine angestammte Personalverwaltungssoftware verwenden, sofern diese den Segen der ITSG hat beziehungsweise deren zuständiges Programmmodul mitbringt. Hinter diesem Kürzel verbirgt sich die IT-Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen, die sowohl für Versicherungsträger als auch für Arbeitgeber Programme namens Dakota (Datenaustausch und Kommunikationen auf der Basis technischer Anlagen) pflegt. Arbeitgeber können diese Software nur als Bestandteil ihrer Personalverwaltung nutzen und sind für die Integration auf ihren Softwarelieferanten angewiesen. Alternativ lassen sich DEÜV-Meldungen über sv.net (Sozialversicherung im Internet) erstellen. Hier gibt es als Ausfüllhilfen für die elektronisch zu übermittelnden Meldungs-Datensätze das Windows-Programm sv.net/classic sowie den Webdienst sv.net/online.

Seit Anfang 2009 ist das erweiterte DEÜV-Meldeverfahren vorgeschrieben, das aus Plänen des Gesetzgebers zum Bürokratieabbau resultiert. Es ersetzt die bisher notwendigen jährlichen Meldungen an die Berufsgenossenschaften, in denen jeder Betrieb pauschal unter anderem die Zahl seiner Mitarbeiter, die Zahl der unternehmensweit geleisteten Arbeitsstunden und die Summe aller Löhne und Gehälter angeben musste, durch den zusätzlich vorgeschriebenen Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV), der jetzt mit den relevanten Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter in die DEÜV-Meldung aufzunehmen ist. Bis Ende 2011 müssen die alten Meldungen trotzdem weiter erstellt und an die Rentenversicherung geschickt werden.

Expertensache

Expertensache

Angesichts der verwirrend vielschichtigen Anforderungen zu Steuern und Sozialabgaben empfiehlt es sich, einen externen Fachmann wie etwa einen Steuerberater ins Boot zu holen. Das Rechenzentrum der Steuerberatergenossenschaft DATEV offeriert deren Mitgliedern die Berechnung und elektronische Einreichung von Steuererklärungen, die Abwicklung aller erforderlichen Meldungen zur Personalverwaltung sowie die Rückübermittlung der resultierenden Bescheide. Die Unternehmensdaten finden den Weg zum Steuerberater dabei entweder durch individuelle Datenexporte oder durch eine permanente Anbindung der firmeneigenen Buchhaltungssoftware an die Kanzlei. In beiden Fällen kommt die einheitliche DATEV-Schnittstelle zum Tragen, die mittlerweile in fast allen Unternehmensanwendungen integriert ist, und für die es ansonsten ausführliche Dokumentation und Anleitungen gibt, wenn sie jemand selbst implementieren will.

Freilich gilt es nicht nur, erwünschte Expertenverbindungen herzustellen, sondern auch unerwünschte zu vermeiden. Letztere könnten aus einer bedrohlichen Fußangel im EHUG-Gesetz hervorgehen: Ihm zufolge gelten nämlich die meisten E-Mails eines Unternehmens als Geschäftsbriefe, und in denen hat der Absender ein ganzes Bündel formaler Angaben mit zu verschicken – etwa das, was man in den Fußzeilen typischer Geschäfts-Briefbögen findet. Wer diese oft sinnlos anmutenden Formalien übergeht, fällt leicht einem Abmahnanwalt zum Opfer, der mit solchen Feinheiten profitables Schindluder treibt [3].

Andererseits lässt sich mit dem Netz der Netze auch Geld sparen, und zwar am meisten, indem man seine Rechnungen nicht mehr per Briefumschlag, sondern per E-Mail verschickt. Darin sind sich zumindest die Anbieter der sogenannten E-Billing-Dienste einig, und richtig große Betriebe wie Telefonkonzerne verlangen mittlerweile einen Aufpreis, wenn man ihnen diese Einspar-Option nicht zugestehen will und auf gedruckten Papierrechnungen besteht.

Ob die Preisdifferenz aber auch gewerblichen Kunden nützt, steht auf einem anderen Blatt: Wenn die elektronischen Rechnungen nämlich ohne qualifizierte digitale Signatur hereinkommen, oder wenn der Empfänger auch nur versäumt, eine vorhandene Signatur auf Echtheit zu überprüfen und das Ergebnis gleich mit zu seinen Akten zu nehmen, könnte ihn der Fiskus auf der gezahlten Mehrwertsteuer sitzen lassen. Typischerweise wird diese Falle erst zuschnappen, wenn der Buchprüfer den Vorsteuerabzug bemängelt und die Reklamationsfrist gegenüber dem Rechnungssteller längst abgelaufen ist [4].

Hallo Partner

Hallo Partner

Unternehmen können freilich viel mehr Nachrichten als bloß Rechnungen per Internet austauschen. Insbesondere Industriebetriebe bestehen nicht selten auf digitalem Nachrichtenaustausch, etwa für Bestellungen, Lieferankündigungen oder Statusinformationen. Hierfür hat sich eine wahre Flut branchenspezifischer Formate eingebürgert, die einem kleinen Zulieferbetrieb von Fall zu Fall hohe Entwicklungskosten bescheren können, bevor sie sich in dessen Softwarelandschaft eingliedern. Die wichtigsten Beispiele solcher Formatstandards sind GAEB (nach dem gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen), VDA (nach dem Verband der deutschen Automobilindustrie) mitsamt dem Datei-Übertragungsprotokoll ODETTE sowie SWIFT (der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), unter anderem maßgeblich für die Abwicklung von EU-Standardüberweisungen.

Der Sammelbegriff für all diese Kommunikationsformen heißt EDI (Electronic Data Interchange) und bezieht sich nur auf das Format der Nachrichten, ob diese nun per Internet oder Wählverbindung ausgetauscht werden, etwa über ein Computerfax.

Als gemeinsame Basis kristallisiert sich der von den Vereinten Nationen gepflegte Standard UN/EDIFACT heraus. Er lässt ausschließlich strukturierte Nachrichten zu, die vordefinierten Typen entsprechen und mit sechsbuchstabigen Kürzeln charakterisiert werden. Zu den vorgesehenen Botschaften gehören etwa Bestellungen, Rechnungen, Lieferankündigungen oder auch Produktdaten. Zur Übertragung ganzer Dateien, etwa von CAD-Dokumenten, eignet sich EDI nur mittelbar. Für diese Aufgabe gilt es, die Begleitinformationen wie Art und Verwendungszweck des Dokuments in eine EDI-Nachricht zu fassen und dieser die Nutzlast als Anhang mitzugeben.

Besonders bei Produktdaten liegt auf der Hand, dass verschiedene Branchen ihre ureigenen Spezialinformationen in den formalisierten Nachrichten unterbringen müssen. EDIFACT umfasst deshalb einen überaus großen Satz an Schlüsselwörtern, die vielfach nur für ganz bestimmte Anwender von Bedeutung sind. Entsprechend kommen oft abgeleitete Standards zum Einsatz, die sich auf maßgeschneiderte Teile des EDIFACT-Sprachschatzes beschränken, dafür aber leichter implementieren lassen. Beispiele dafür liefert das Industrie-Konsortium EDIFICE mit Standards wie EANCOM mit spezieller Ausrichtung auf Konsumgüter.

Ein Weg, um sich die komplizierte Einrichtung eines EDI-Nachrichtenkanals zu ersparen, führt etwa über das Netzwerk des Dienstleisters Crossgate. Dieser stellt einen kostenlosen Client zur Verfügung, mit dem man interaktiv EDI-Botschaften für Geschäftspartner aus dem Kreis von derzeit 40.000 Netzwerkteilnehmern aufbereiten kann. Der Crossgate-Server übermittelt dem Client, welche Datenfelder jeweils auszufüllen sind, schickt die kompletten Datensätze an den Server, und dieser wandelt sie zum Transport in das empfängerspezifische EDIFACT-Format um. Statt mit dem Client-Programm gelingt derselbe Arbeitsablauf auch automatisch über Module für gängige Unternehmensanwendungen. So oder so fällt nach einem Obolus für die Einrichtung eine monatliche Gebühr an Crossgate an.

Kata-Logistik

Kata-Logistik

Während EDI vorrangig bestimmte Arbeitsabläufe voranbringen soll, kümmert sich DATANORM um den prozessungebundenen Austausch von Stammdatensätzen. So formatierte Artikelstämme sind besonders im Baugewerbe verbreitet, etwa für die Warenwirtschaft von Handwerkern. Der Standard beschreibt unterschiedliche Datensätze mit Artikelbeschreibungen, EAN-Einträgen, wie man sie auf Strichcode-Etiketten findet, Netto- und Bruttopreisen sowie Rabattinformationen. Primär sind DATANORM-Dateien zwar für den Transfer mittels Datenträgeraustausch gedacht, doch seit 2005 gibt es auch einen Standard, ihre Inhalte per Webservice zu übertragen. Voraussetzung dafür ist freilich eine Anwendung, die den Umgang mit den passenden Webservices auch beherrscht und das XML-kodierte Datenfutter in menschenlesbare Form übersetzt. Baustoffhändler und Handwerker können ihr Geschäft mit einer dafür angepassten Warenwirtschaft profitabler gestalten.

Gesonderte Erwähnung verdienen EPCIS, die webgestützten Information Services zum Electronic Product Code. Sie bilden zusammen mit dem Object Name Service ONS ein System, RFID-markierte Objekte von der Schweinehälfte bis zur Tonerkartusche drahtlos zu identifizieren und die dazu verfügbaren Informationen wie Herstellungsdatum, Seriennummer oder Lieferprotokolle aus dezentralen Datenbanken zusammenzutragen [5]. Da Handelsketten wie die Metro gewaltige Kostenvorteile aus der RFID-Markierung ihrer Waren erzielen können, werden sich bald mehr und mehr Lieferanten ebenfalls mit diesem Kennzeichnungssystem befassen müssen.

Ausblick

Ausblick

Viele der obigen Nachrichtenkanäle sind erst aufwendig einzurichten, bevor sie Nutzen abwerfen. Deshalb bemüht sich mancher Industriebetrieb, neue Geschäftspartner nicht in einstiegsunfreundliche EDI-gestützte Workflows einzubinden, sondern einfacher nutzbare Webservices auf Basis XML-formatierter Botschaften anzubieten [6]. Brückenschläge zu existierenden EDI-Prozessen könnten mit dem Ansatz ebXML (electronic Business using XML) oder dem besonders in den USA verbreiteten Rosettanet gelingen. Beide Initiativen konzentrieren sich auf den Datenaustausch von Firma zu Firma.

Für den Verkehr mit hiesigen Behörden lohnt ein Blick auf das einheitliche XML-basierte Transportverfahren eXTra [7]. Es beruht auf umfassenden XML-Schemata, in denen sich alle unterstützten Meldungsformate und Übertragungsabläufe abbilden lassen. Dazu kommt eine ausführliche Dokumentation für Entwickler, welche die genauen Anforderungen an Client-Software zur komfortablen Formulierung und Bearbeitung von eXTra-Nachrichten beschreibt. Außerdem sind die Protagonisten des Verfahrens übereingekommen, einheitliche Server für die Entgegennahme von eXTra-Meldungen per HTTPS einzurichten.

Der federführend von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. betreute Standard eXTra 1.0 ist zwar noch nicht einmal ein Jahr alt, aber trotzdem bereits im amtlichen Einsatz, etwa zur generellen Meldung von Sozialversicherungsdaten seitens der Bundeswehr sowie für die Sofort-Anmeldung neu eingestellter Mitarbeiter an die Sozialversicherung. Als nächster Datenkanal, der von der Vereinfachung durch eXTra profitieren dürfte, steht bereits ELENA, das Verfahren zur elektronischen Entgelterfassung, in der Schlange. Damit sammeln die Arbeitsämter künftig die Informationen zur Ermittlung des Arbeitslosengelds.

Hinter dem Standardisierungsprojekt stehen außer der Bundesanstalt für Arbeit die Elster-verantwortliche Finanzverwaltung, die DATEV, die ITSG, die statistischen Bundesämter, Entwickler von Personalverwaltungs-Software sowie das Bundeswirtschafts- und das Bundessozialministerium. Die Breite dieses Konsortiums lässt schon erahnen, dass sich die angestrebte Vereinheitlichung auf diverse Kontakte erstrecken könnte, ob nun zum Finanzamt, zur Krankenkasse, zur Rentenversicherung oder zum Zoll. Offen bleibt dabei freilich, wann es zu dieser Vereinfachung kommen könnte. Bis dahin bleibt es leider bei einer babylonischen Protokollverwirrung. (hps)

Glossar & Literatur

Glossar

Literatur

[1] Steuern im Zeichen des Faultiers, c’t 5/05, S. 56

[2] Peter Schüler, XBRL oder teuer, c’t 25/07, S. 50

[3] Joerg Heidrich, Post "modern", c’t 4/07, S. 50

[4] Peter Schüler, Ärger online, c’t 6/05, S. 73

[5] Peter Schüler, Überall nur Zahlen, c’t 12/05, S. 90

[6] Web Services erstaunlich einfach, c’t 6/02, S. 240

[7] eXTra-Spezifikationen (map)