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Verbot der Privatnutzung

Wer seinen Mitarbeitern die private Nutzung des Mail-Systems dagegen grundsätzlich verbietet, ist rechtlich in Fragen der Archivierung von elektronischen Nachrichten zunächst einmal besser gestellt. Denn in diesem Fall fehlt es an einem Service "für Dritte" – die Mitarbeiter handeln nur für das Unternehmen. Da die strengen Vorschriften des TKG und des Telemediengesetzes (TMG) für Provider in diesem Fall nicht greifen, beurteilt sich die Frage nach dem Zugriff auf Nachrichten in diesem Fall vor allem nach den allgemeinen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BSDG). Dabei überwiegt das Interesse des Unternehmens an der ordnungsgemäßen Organisation des Betriebsablaufs des betroffenen Mitarbeiters. Daraus ergibt sich, dass eine Speicherung zumindest sämtlicher von den Arbeitnehmern verfasster Mails erlaubt ist.

Wer ein Verbot privater Mail-Nutzung ausspricht, der muss allerdings nach der wohl herrschenden Ansicht in der juristischen Literatur auch dafür sorgen, dass es überwacht wird und Verstöße gegen die Anordnung sanktioniert werden. Das bedeutet konkret, dass der Arbeitgeber die E-Mail-Nutzung im Betrieb stichprobenartig überprüfen muss. Stellt er dabei einen Verstoß gegen die Vorgaben zum Verbot der privaten Nutzung fest, so muss er entsprechende Sanktionen gegen den jeweiligen Mitarbeiter verhängen, etwa eine arbeitsrechtliche Abmahnung. Allerdings gibt es hierzu bislang kaum entsprechende Rechtsprechung.

In der Diskussion um das Verbot der E-Mail-Nutzung im Betrieb wird häufig noch ein weiterer Punkt übersehen: Zwar kann der Arbeitgeber den Mitarbeitern verbieten, private E-Mails zu verschicken. Die Frage, wie er in diesem Fall mit eingehenden Mails zu verfahren hat, ist dagegen noch weitgehend ungeklärt. Denn faktisch kann er den Mitarbeitern nicht untersagen, private Nachrichten zu empfangen. Wer sich etwa darüber freut, nach Jahren einen alten Freund auf einer Firmenwebsite wiedergefunden zu haben und diesen daraufhin anschreibt, wird sich vorher kaum über die Mail-Regelungen innerhalb des Unternehmens informieren.

Auch wird man in diesem Fall nur schwerlich davon ausgehen können, dass der Versender automatisch eine stillschweigende Zustimmung zur Archivierung seiner E-Mails und der darin potenziell enthaltenen personenbezogenen Daten erteilt. Wer also juristisch auf Nummer sicher gehen will, sollte auch im Fall des Verbots der Privatnutzung die Mitarbeiter anweisen, eingehende persönliche Mails vor der Archivierung zu löschen oder in einen von der Aufbewahrung ausgenommenen Ordner zu verschieben.